实用指南： 文件指南 — 如何确保提供的支持性文件与评估相关

   概览

      EcoVadis旨于评估公司的企业社会责任(CSR)管理体系的相关表现。

   我们的分析师会通过审阅问卷调查里所附的支持性文件对公司的CSR管理体系的相关表现进行评估。为准确评估,真实反映公司的CSR表现成绩, 关键步骤是上传能够反映公司CSR管理体系的相关文件。

支持性文件应该:

• 能够体现公司的CSR管理体系

• 与评估内容相关并且是完整的文件

• 与被评估范围相符

提供支持性文件

良好的企业社会责任管理体系EcoVadis旨于评估公司的企业社会责任(CSR)管理体系的相关表现。

文件举例参考：

• CSR相关的措施文件

• 可持续发展报告

• 社会责任审计报告

• HSE安全与健康报告

• 商业道德准则/经营行为规范

• 员工手册

• 认证（ISO14001,OHSAS18001或其它）

• 联合国全球契约进展情况通报

• 公司年度报告（内容需包含CSR管理信息）

提 示：

请注意:您必须上传相关文件来支持问卷调查中的答案!

每次评估您最多可以上传55个文件。

根据EcoVadis过往数以千计的评估经验，表现杰出的公司通常都会上传公司的综合性报告，例如可持续发展报告。

另外，得到高分的公司平均上传文件的数目在8至22个之间。

为了保证上传的文件能够更好的体现公司的CSR表现，请您优先上传重要的文件。另外，请避免重复上传同一文件。

文件规范

提供真实且可靠的文件是开展准确评估的关键因素。

符合EcoVadis规范的文件:

• 正式的文件：文件必须涵盖公司的名字、标志或公章， 实施日期和复查日期；

• 可信的文件：已被正式化且已在公司日常管理中使用；

• 真实的文件：已存在现有的管理体系中而且内容完整；

• 目的性明确的文件；

• 高质量的文件：对于目标受众/读者是容易理解的；

• 文件内容与行业实际相关， 并且针对可持续发展问题有作出说明

不符合EcoVadis规范的文件举例:

•单纯为了满足EcoVadis评估而创造的任何CSR承诺、行动或绩效反馈一律不被接纳。

•不合理及大幅度的抄袭、引用其他机构或网上文件内容的合成文件一律不被接纳。

•直接回应或延伸问卷调查问题的文件。

文件准备

1、我们只能接受以下格式的文件：   .docx,   .doc,   .xls,   .xlsx,   .pdf,   .odt,   .ott,   .sxw,   .stw, .ods, .odp, .jpeg, .jpg, .png, .bmp, .txt, .html

2、文件大小：每份文件的大小不超过 30MB

3、有效期限：请提供时效以内最近更新的 文件 注:政策和措施的有效时间为8 年,绩效报告则为2年

注:请确保在本次上传或通过上轮评估继续沿用的文件仍在有效期内

4.语言：接受中文和其他任意语言文,件,请上传WORD等可编辑版本,即内容可以被直接复制和粘贴的文件。

5、文件数量：每轮评估不可上传超过55个文件。我们相信这个文件数量足以涵盖所有的CSR管理体系需要提交的内容。

注:不同文件不能被整合成一个文件,必须分开上传。

检阅文件的关联性

我们再次强调,支持性文件作为体现公司的CSR管理体系的信息,在评估中至关重要,请确保提供的资料与评估相关。

文件无法在评估过程中被采用的主要原因：

非相关文件

该文件无法体现或证明公司的CSR管理体系

A. 无法提供任何与CSR管理系统相关的资料， 或者提供的资料不符合EcoVadis的21条评估 标准；

B. 无法通过文件证明有架构的CSR管理系统 （例如：非正式的文件、文件没有公司盖章、公司 名称、实施或检阅复查日期、文件只有不完整 的资料、空白表格及（或）只有文件摘要等）；

C. 有明显意图为EcoVadis评估而临时准备、 筹划、制作的文件，而文件本身不存在在公 司的CSR管理体系；

D. 与评估范围无关的CSR信息；

E. 过期文件。

无效文件

文件无法被打开处理

A. 文件无法被打开或者是属于非接受的格式；

B. 文件语言为非主